Mivel mostanában felszabadult kapacitásom egy projekt lezárultával, így nemrég egy újabb ügyféllel tudtam megkezdeni az együttműködést virtuális asszisztens feladatok ellátására. Ebben a blogcikkben bemutatom, hogyan zajlik a velem való együttműködés lépésről lépésre, hogy Te is kihasználhasd azt a kényelmes és költséghatékony megoldást, amit én mint online vállalkozástámogató nyújthatok.
Miért és kinek kell a virtuális asszisztens?
A virtuális asszisztens vagy másnéven online vállalkozástámogató alkalmazása egyre népszerűbbé válik a modern üzleti világban, mivel a megbízás alapon működő alvállalkozó lehetőséget nyújt a KKV-knak vagy egyéni vállalkozóknak, hogy hatékonyan delegálják a feladataikat anélkül, hogy állandó alkalmazottakat kellene felvenniük. Már egy „befutott” egyéni vállalkozó, szolgáltató vagy webshop tulajdonos is igényelhet olyan támogatást egy virtuális asszisztens megbízásával, aki elvégzi a pénzügyi adminisztrációt, árajánlatokat és ügyfél e-maileket kezel, közösségi média posztokat és blogcikkeket, valamint hírleveleket készít a megadott támpontok szerint.
Lássuk, hogyan történnek az együttműködés lépései nálam:
1. Kapcsolatfelvétel
Az első lépés a virtuális asszisztenssel való kapcsolatfelvétel. Ügyfeleim ajánlás útján, vagy a Google kereső, a LinkedIn vagy a facebook oldalam segítségével találnak rám. A kapcsolatfelvétel történhet e-mailben, telefonon vagy a weboldalamon található kapcsolatfelvételi űrlap kitöltésével. A kapcsolatfelvétel során az ügyfél röviden ismerti a vállalkozását és azokat a feladatokat, amelyeket szeretne delegálni, valamint hogy nagyjából mennyi időkeretre tart igényt és mikor szeretné megkezdeni az együttműködést.
2. Ingyenes 30 perces konzultáció
A kapcsolatfelvétel után 2 napon belül visszajelzek, és a megadott információl felmérése után egy ingyenes 30 perces konzultációt kínálok, ahol részletesen átbeszélhetjük a feladatokat, a szükséges eszközöket és szoftvereket. Ez egy nagyszerű alkalom arra, hogy megismerjük egymást, hiszen ideálisan egy szimpátia is szükséges ahhoz, hogy a közös együttműködés mellet döntsünk, továbbá hogy jobban megértsem az Ön igényeit.
3. Árajánlat adás
A konzultációt követően a elkészítem a megbízási szerződés tervezetet és az árajánlatot, amely tartalmazza a szolgáltatások körét, annak havi- vagy óradíjait és az egyéb körülményeket. Egy titoktartási nyilatkozatot is tartalmaz, melynek értelmében titkosan kezelem a vállalkozásának adatait, a hozzáféréseket és az üzleti információkat.
4. Szerződéskötés
Ha elégedett az árajánlattal és a szerződés tervezettel, következik a szerződéskötés. Ezt általában elektronikus példány megküldésével végezzük, igény esetén az eredeti aláírt példány postázásával.
5. Hozzáférések megadása és betanulás online meetingek segítségével
A szerződés aláírása után a megbízó megadja a szükséges hozzáféréseket (például e-mail fiók, projektmenedzsment szoftverek, közös naptár, Google Drive file-ok stb.) a virtuális asszisztens számára. Az online meetingek (pl. Zoom, Google Meet vagy Teams) segítségével betanulok a speciális feladatokba és rendszerekbe, amelyeket a vállalkozásod használ. Általában 2 alkalom elég szokott lenni, hogy minden feladatot átnézzünk. Ideálisan egy feladatleírást, dokumentációt is kapok az elvégzendő feladatokról, de ha ez nem áll rendelkezésre, akkor én elkészítem.
6. Virtuális asszisztens együttműködés megkezdése
A betanulás után már a Te virtuális asszisztensedként megkezdem a feladatok végrehajtását. Az együttműködés során rendszeres egyeztetésekre kerül sor igény szerinti gyakorisággal, e-mailben vagy online meeting, esetleg telefonhívás formájában.
Ideálisan mérőszámokat és határidőket is meghatározunk a teljesítmény nyomon követése érdekében, hogy biztosítani lehessen a feladatok hatékony elvégzését.
7. Elszámolás havonta és számlázás
Az együttműködés során havonta kerül sor az elszámolásra és a számlázásra. A Toggl Track szoftver segítségével részletes kimutatást készítek az elvégzett feladatokról és a felhasznált óraszámokról, így Ön átláthatóan követheti a munkafolyamatokat és a költségeket. A számlát Billingo-ban állítom ki és küldöm elektronikus úton.
Egy virtuális asszisztens megbízása és vele való együttműködés átlátható és jól szervezett folyamat, amely lehetővé teszi a vállalkozások számára, hogy rugalmasan és hatékonyan kezeljék a feladataikat. A fenti lépések betartásával biztosítható, hogy az együttműködés zökkenőmentes és sikeres legyen mindkettőnk számára.
Ha tetszett a cikk, oszd meg, lájkold az oldalamat!